+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Внутренняя опись личного дела при сдаче в архив

Кадровое делопроизводство и Трудовое право Подготовка личного дела к сдаче в архив Здравствуйте. Мне предстоит сдать в архив личные дела всех сотрудников, кроме генерального директора, в связи с переводом их к другому работодателю. Наличие каких документов должно обязательно быть в личных делах в данной ситуации, и есть ли какие-то определенные требования к обработке личных дел для сдачи в архив? Ответ Работники отдела кадров предприятий и организаций, работа в которых не связана с прохождением государственной службы, не обязаны вести личные дела сотрудников. Тем не менее, если необходимость в ведении личных дел есть и фактически они ведутся в кадровом делопроизводстве наряду с остальными делами предприятия, они подлежат учету в номенклатуре дел предприятия, а их формирование и оформление осуществляется в соответствии с действующими правилами ведения делопроизводства. При формировании личных дел работников необходимо соблюдать требование Трудового кодекса РФ статья 65 о конкретном перечне документов, предоставляемых работниками при заключении трудового договора.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Документооборот. Личные дела сотрудников

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Сдача личных дел в архив

Подготовка документов к передаче в архив Хранение документов в архиве В архивах организаций документы хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы.

Федеральным законодательством определены предельные сроки хранения документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации: В случае ликвидации организации, документы постоянного срока хранения и поличному составу передаются в государственный муниципальный архив.

Для негосударственных организаций, часть документов которых отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, для такой передачи необходимо заключение договора с учреждением системы Федеральной архивной службы России. Если организация своевременно не заключила договор с архивом, то в этом случае государственный муниципальный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников организации.

Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим. Подготовка документов к передаче в архив В каждой организации в течение года образуется определенное количество дел. Часть из них после установленного срока хранения надо сдавать в архив.

Сдаются дела в архив через год после завершения их в делопроизводстве. Подготовка документов к передаче в архив проводится работниками службы ДОУ и секретарями структурных подразделений.

Дела сдают в архив после того, как они полностью оформлены. Оформление дел состоит из следующих операций: Дела временного срока хранения до 10 лет включительно подлежат частичному оформлению, при этом допускается: Проверка правильности группировки документов в дела проводится для того, чтобы еще раз проверить соответствие документов в деле заголовку по номенклатуре, расположение документов внутри дела по определенным принципам: Форма листа-заверителя дел При полном оформлении необходимо подшить или переплести дело.

Предварительно из дела удаляются все металлические предметы: Документы снимаются со скоросшивателя. Дело не должно превышать листов. Если в течение года документов в деле отложилось больше, то их надо разделить на несколько томов. Все документы подшиваются или переплетаются в твердую обложку.

Поскольку в деле откладываются документы разного формата, то подшивать их нужно на 4 прокола. Это обеспечит надежное скрепление всех документов. Форма внутренней описи документов дела В делах длительных сроков хранения можно прошивать дело насквозь, включая как верхнюю, так и нижнюю часть обложки.

Дела постоянного срока хранения подшиваются, начиная с листа, идущего вслед за обложкой. Верхняя же часть обложки не подшивается. На первый лист накладывается тонкая, шириной до 1 см картонная прокладка, и через нее прошивается дело.

Поскольку предполагается такое дело хранить вечно, то такая подшивка предохраняет нитки от истирания и придает более эстетичный вид делу. При подшивке надо следить, чтобы весь текст документов мог быть прочитан.

Документы со сроком хранения менее 10 лет могут не подшиваться, а оставаться в скоросшивателе. Все листы в делах постоянного и временного хранения для обеспечения сохранности документов и удобства использования нумеруются.

Нумеруют листы черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу только с лицевой стороны листа, не задевая текста документа. Использование чернил и цветных карандашей запрещается.

Лист большего формата, чем А4, подшивается за один край, разворачивается и нумеруется как один лист. Сложенный и подшитый за середину лист нумеруется как два листа. Иллюстрированные материалы, фотографии нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями нумеруются самостоятельно. Вложение в конверт нумеруется очередным номером за конвертом.

При создании нескольких томов одного дела каждое из них нумеруется самостоятельно. Форма обложки дел постоянного и временного свыше 10 лет хранения Итоги нумерации фиксируют в доверительной записи на вшитом специально для нее последнем листе дела.

Заверительная запись подписывается лицом, ее составившим, с указанием должности, личной подписи, фамилии и даты составления. Составлять заверительиую надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.

Форма листа-заверителя дела установлена Основными правилами работы архивов организаций. В случае, когда дело содержит особо ценные документы — в личных делах, делах о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, о выдаче авторских свидетельств и патентов, судебных и следственных делах и ряде других случаев составляются внутренние описи на документы дела.

Государственным стандартом Р закреплено такое определение внутренней описи: Внутренняя опись подшивается перед документами дела и содержит сведения о каждом из них. В итоговой записи внутренней описи указывается количество включенных в нее документов и количество листов самой описи.

При использовании автоматизированных систем регистрации документов внутренняя опись может создаваться и распечатываться автоматически на основе сведений, введенных в регистрационные карточки документов, помещенных в дело.

После того, как документы подшиты, пронумерованы, составлена заверительная надпись и внутренняя опись документов дела, проводится дополнительное оформление обложки дел. Оформление обложки дел производится в процессе заведения дел в делопроизводстве и выполняется в соответствии с требованиями государственного стандарта ГОСТ В момент заведения дела по номенклатуре дел ряд сведений уже был вынесен на обложку: При подготовке дела к сдаче в архив эти реквизиты уточняются и дополняются.

Например, на обложке проставляют: Последний реквизит проставляется в архиве. Форма описи дел постоянного, временного свыше 10 лет хранения Очень важно при оформлении обложки соблюдать определенные требования.

Так, наименование организации пишется в именительном падеже. Если наименование менялось в течение года, то па обложке приводятся оба названия, причем прежнее название берется в скобки, а новое пишется под ним. Заголовок дела переносится на обложку в начале года из номенклатуры дел.

Но после анализа содержания документов может потребоваться внесение некоторых уточнений в заголовок. При возникновении такой необходимости следует внести дополнение в номенклатуру дел и на обложку выносить заголовок и индекс в соответствии с этим дополнением.

Сначала в заголовке должен быть указан вид дела дело, переписка, документы и т. Затем указывается автор или корреспондент если это переписка и далее вопрос, отражающий содержание документов.

Возможно формирование в одном деле документов нескольких авторов или корреспондентов, если они относятся к одному вопросу. Подлинность документов в заголовках не указывается, но наличие копийных документов оговаривается. На обложке дела в обязательном порядке указываются даты самых ранних и поздних документов и срок хранения дела.

При указании количества листов листы внутренней описи и заверительной записи не учитываются. На все дела постоянного и долговременного сроков хранения составляется опись.

Опись — это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации. Опись служит основным учетным справочным пособием в делопроизводстве и архиве.

Составляются описи отдельно на дела постоянного хранения, дела временного свыше 10 лет хранения, дела по личному составу.

В отдельных случаях в зависимости от специфики организации описи могут составляться на определенные категории дел судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т.

Дела располагаются в описи по степени значимости. Например, последовательность может быть такой: Описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы делопроизводства. Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения Опись состоит из годовых разделов.

Годовые разделы составляются по установленной форме. Сведения по каждому делу, включенному в опись, называются описательной статьей.

В нее входят:

Подготовка личного дела к сдаче в архив

Они освещают один вопрос или содержат информацию по участку деятельности организации. Что касается персональных дел работников, в них помещают документацию, содержащую необходимые сведения о сотруднике и его трудовой деятельности. Это своего рода досье, которое пополняется на протяжении всей работы данного специалиста в компании.

В правилах описаны и иные,требования к формированию личных дел Кроме того, Указом Президента Российской Федерации от Помимо этого существуют нормативные акты соответствующих ведомств, которыми должны руководствоваться подведомственные организации, например, Требования по организации делопроизводства в негосударственных пенсионных фондах, утвержденные Приказом Инспекции негосударственных пенсионных фондов при Минтруде России от

Дела временного до 10 лет включительно хранения подлежат частичному оформлению: Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке переплету металлические скрепления булавки, скрепки из документов удаляются. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

Внутренняя опись документов личного дела

Согласно установленным требованиям личные дела должны быть подшиты в твердую обложку из картона на четыре прокола или переплетены с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Металлические скрепления скобы, скрепки, булавки и т. Листы в деле нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста, черным графитным карандашом. Внутренняя опись составляется к делам, которые состоят из документов, сформированных по видам и разновидностям, когда заголовок неполно раскрывает содержание документов дела. Внутренние описи составляются, например, к делам с приказами постоянного и летнего сроков хранения , протоколами и т. Спецификой личного дела является то, что внутренняя опись к нему составляется не после окончания ведения личного дела, а сразу на этапе его формирования и заполняется в процессе ведения дела в делопроизводстве. Вместе с тем при подготовке личного дела к передаче в архив в соответствии с нормативными требованиями п.

Внутренняя опись документов личного дела работника: образец

Сдача личных дел в архив Сдача личных дел в архив Личное дело заводится на каждого сотрудника при его оформлении на работу. Его составляют документы, касающиеся в деталях трудовой деятельности, вплоть до увольнения. После этого дело передают в архив на хранение. Каковы же нюансы такой передачи Личное дело — это совокупность оригиналов документов и их копий, содержащих информацию об образовании, семейном положении, военной службе, месте проживания и подробностях работы сотрудника на предприятии.

Опись — это список документации, которая собрана в общее дело, либо перечень дел, которые объединены общим признаком опись дел с ведомостями, опись дел по личному составу и т.

Какие установлены сроки для архивирования и хранения документов? Кто освобожден от ведения личных дел работников? Ответим на вопросы и приведем образцы нужных документов. Обязательно ли сдавать в архив личные дела уволенных сотрудников По общему правилу организации не обязаны вести личные дела сотрудников.

Внутренняя опись личного дела

Внутренняя опись документов личного дела Оформление, содержание, хранение личных дел сотрудников предприятий и организаций должно происходить в строго определенном порядке. Личные дела, как правило, содержат не одну важную бумагу — в некоторых случаях их перечень может доходить до двух десятков. В дальнейшем в ней же регистрируются все вновь поступающие в личное дело бумаги, факты изъятия документов для каких-либо нужд и их возврат. Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Подшивка дела (2-й вариант).

Приложение 5. Акт приема-передачи документов постоянного хранения в архив университета 1 Общие положения 1. Передаче дел в архив университета предшествует работа структурных подразделений по подготовке дел оформлению и описанию в соответствии с требованиями настоящей Инструкции. Архив университета осуществляет методическое руководство по оформлению структурными подразделениями дел для передачи в архив, а также предоставляет консультации и разъяснения. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Образец внутренней описи документов дела

После увольнения работника с работы его личное дело передается в архивное подразделение далее — архив предприятия для последующего хранения. Как правильно это сделать? Состав документов личного дела Личное дело работника предприятия — это совокупность оригиналов и копий документов, в которых содержатся сведения об образовании, военной службе, семейном положении, местожительстве, трудовой деятельности работника до приема на предприятие, а также самые полные сведения, которые подтверждают его трудовую деятельность на предприятии. Напомним, что, устраиваясь на работу, гражданин — будущий работник предпринимателя должен предоставить работодателю для оформления трудового договора контракта, соглашения прежде всего такие документы, как паспорт и справку органа государственной налоговой службы о присвоении идентификационного номера кроме лиц, которые по своим религиозным или другим убеждениям отказались получить идентификационный номер, о чем имеют соответствующую отметку в паспорте. Эти сведения вносят в приложение к личному листку по учету кадров или в трудовую книжку. Обратить внимание.

составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений.

Согласно установленным требованиям личные дела должны быть подшиты в твердую обложку из картона на четыре прокола или переплетены с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Металлические скрепления сколки, скрепки, булавки и т. Листы в деле нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста, черным графитным карандашом. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно примечание 1.

Личное дело работника

Подготовка документов к передаче в архив Хранение документов в архиве В архивах организаций документы хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы. Федеральным законодательством определены предельные сроки хранения документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации: В случае ликвидации организации, документы постоянного срока хранения и поличному составу передаются в государственный муниципальный архив.

Дела временного до 10 лет включительно срока хранения: В конце года в обложку дел пример оформления обложки дел приведен в приложении 1 вносятся следующие уточнения: Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

Ответить Марьяна 02 12 Добрый день.

Ответить Eleonora 10 03 Здравствуйте! Подготавливаем к сдаче документы своей организации в гос. У меня вопрос: Подскажите, пожалуйста, как правильно систематизировать Карточки Т-2 типовые ф. Т-8 и унифицированные карточки утвержденные от

Срок хранения личных дел уволенных сотрудников Часто возникает вопрос, сколько хранятся личные дела сотрудников? ЛД — это документы длительного хранения дела, заведенные после года, хранятся 50 лет; ранее — 75 лет ст. Для этого осуществляется сверка всех находящихся в деле документов, закрывается опись, в конец дела вкладывается лист-заверитель и затем дело прошивается на 4 прокола. Сколько хранится личное дело сотрудника после увольнения? Архивация личных дел уволенных сотрудников происходит через три года после его закрытия для муниципальных и госслужащих этот период составляет 10 лет.

Для чего необходимо формирование и ведение личных дел сотрудников Когда оформление личного дела является обязанностью работодателя В соответствии с законодательством, ведение личных дел работников вменяется в обязанность не всем работодателям. Такие дела обязаны формировать кадровые службы организаций государственного и муниципального подчинения. Частные коммерческие предприятия вправе самостоятельно определять необходимость ведения и хранения личных дел.

Комментарии 7
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Никита

    Хорошо, а если при грубом задержании, так вышло, что ты успел среагировать и начинает сопротивление с ножом и зарежешь сотрудника , то откуда я мог знать, кто эти нелюди и что хотят. С моей точки зрения произошло нападение на меня неустановленными лицами в грубой форме желающими меня убить и я применял самооборону.